La préparation d’un un séminaire d’entreprise apporte son lot de stress et de nombreux imprévus… Cependant, elle peut avoir un impact profond et positif sur les employés. C’est une excellente occasion de faire vivre les valeurs de l’entreprise. Alors comment organiser votre séminaire d’entreprise, comment faire en sorte que tout se passe bien ? Si chaque séminaire est différent, il existe certaines méthodes et règles de préparation et de communication qui permettent d’éviter les frayeurs. C’est pourquoi nous vous proposons un mode d’emploi en 3 étapes, afin que vous puissiez devenir un as du séminaire !

Étape 1 : Pensez à tous les détails afin de bien organiser votre séminaire d’entreprise

En allant trop vite, vous risquez de faire une erreur. 6 mois de préparation pour organiser votre séminaire d’entreprise : c’est la garantie d’une planification efficace !

Le thème du séminaire

Déterminez le fil conducteur. Le fait d’avoir un thème défini garantit que chaque idée que nous examinons est cohérente et conforme à la culture de l’entreprise.

Le lieu du séminaire

Pour organiser un séminaire d’entreprise, vous avez besoin d’un lieu approprié. Trop petit est inconfortable, trop grand peut sembler vide. Votre budget est limité, pourquoi ne pas demander à certains employés de décorer l’espace en fonction du thème du séminaire ? Mais aujourd’hui, le domaine pour séminaire dans l’Oise représente un choix idéal. Le cadre champêtre engendre un certain dépaysement qui est propice à la réussite de l’évènement.

Les membres de l’équipe organisatrice

Pourquoi ne pas impliquer les plus motivés ? Ils deviendront la force motrice de l’événement et réduiront la pression sur vos épaules. Vous pouvez proposer la co-organisation de l’événement aux employés que vous sélectionnez. Vous pouvez aussi faire une annonce interne  pour voir qui veut vous rejoindre !

Temps pour l’organisation du séminaire

Adaptez également votre événement au nombre de collègues disponibles pour travailler sur le projet… Il s’agit d’une mission à plein temps, elle ne peut pas être une tâche de week-end.

Budget prévisionnel

Pas de budget signifie pas de paradis. En fonction de vos ambitions, de nombreuses entreprises allouent entre 40 000 et 70 000 euros pour un événement de 300 personnes ! Certains dépensent en moyenne 148 euros par invité. Ne promettez pas monts et merveilles avant de l’avoir fait valider par la direction, pour éviter toute déception.

Activités et animation pendant le séminaire

Une fois que cela sera plus clair, vous aurez la possibilité de créer des liens, des souvenirs forts, de l’expérience et même une formation efficace ! Vous pouvez organiser une chasse au trésor, des activités sportives, un jeu de piste, etc. Mais vous devez également amener vos employés à penser à la coopération et à la communication. De quoi avez-vous besoin pour égayer l’atmosphère ? Photo-call, scène, équipement de karaoké, etc. En outre, partez d’un point de référence, essayez la nourriture et l’équipement. N’oubliez pas que les fournisseurs font partie de votre séminaire. Faites-les participer à vos réunions. Pensez aussi à « comment se rendre » à l’événement, faut-il prévoir un service de navette pour les employés, aucun détail ne doit être négligé.

Communication autour de l’événement

Surtout, n’oubliez pas la communication interne. Créez un calendrier éditorial pour vous assurer que toutes les informations parviennent à tous les employés. :

Étape 2 : Répétition, coordination, cohésion et communication pour réussir votre séminaire

L’organisation d’un séminaire d’entreprise nécessite une grande capacité d’anticipation et d’adaptation, c’est vrai ! Les événements imprévus sont inévitables. Il est donc impératif d’avoir un plan B (un ordinateur de secours à projeter, par exemple). Et un plan B du plan B (présentation par documents). Pour combattre le stress et identifier les lacunes, vous pouvez répéter, notamment les présentations, devant les autres organisateurs. Vous gagnerez en confiance !

Notre conseil est avant tout de travailler ensemble. Il est important de bien communiquer et de partager entre tous les organisateurs et fournisseurs les informations nécessaires au bon déroulement de l’événement. Donnez également à une personne le rôle de coordinateur. Si tout le monde sait ce qu’il faut faire en cas d’imprévu et est informé rapidement, les employés ne remarqueront même pas les incidents. Enfin, n’oubliez pas de prendre des photos et des vidéos ! Vous pouvez même proposer aux employés de les partager en temps réel sur l’outil de communication interne – tout le monde y aura accès et cela donnera vie à l’événement !

Étape 3 : Naviguer dans la dynamique de votre séminaire d’entreprise

La magie de l’événement peut durer dans le temps. Pour garder cet agréable souvenir, pourquoi ne pas préparer une vidéo des meilleurs moments ? Il ne faut surtout pas négliger la qualité. Si les employés en sont fiers, ils le partageront sur leurs réseaux sociaux, ce qui en fait un puissant outil de communication externe. Bien sûr, vous pouvez la diffuser en interne, sur un canal qui peut atteindre tous les employés ! Ils seront heureux de se retrouver pour le regarder et se souvenir de ce moment.